Prompt: Lên lịch cuộc họp theo giờ địa phương của khách hàng – Quản lý Khách hàng Tiềm năng – AI Sales Assistant

Tuyệt vời! Dưới đây là phân tích chi tiết về mẫu prompt bạn cung cấp, được định dạng bằng HTML và trình bày bằng tiếng Việt.

1. Phân tích Cấu trúc Prompt

Mẫu prompt này được thiết kế để thu thập thông tin cần thiết nhằm lên lịch một cuộc họp một cách hiệu quả. Cấu trúc của nó rõ ràng, sử dụng các biến được đặt trong dấu ngoặc vuông để dễ dàng nhận dạng và thay thế. Các biến này đại diện cho các thông tin cụ thể mà hệ thống hoặc người dùng cần cung cấp để hoàn thành yêu cầu.

Các biến có trong mẫu prompt:

• [TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Đại diện cho tên của khách hàng hoặc đối tác mà bạn muốn họp.
• [ĐỊA_ĐIỂM_KHÁCH_HÀNG]: Thông tin về địa điểm cụ thể của khách hàng (ví dụ: tên công ty, địa chỉ văn phòng, thành phố).
• [MÚI_GIỜ_KHÁCH_HÀNG]: Múi giờ của khách hàng, rất quan trọng để đồng bộ hóa thời gian.
• [NGÀY_TRONG_TUẦN]: Ngày cụ thể hoặc ngày trong tuần mà bạn muốn lên lịch họp (ví dụ: Thứ Ba, 25 tháng 10).
• [GIỜ_BẮT_ĐẦU_ĐỊA_PHƯƠNG]: Khung giờ bắt đầu sớm nhất mà bạn có thể đề xuất cuộc họp, tính theo giờ địa phương của bạn hoặc của người gửi lời mời.
• [GIỜ_KẾT_THÚC_ĐỊA_PHƯƠNG]: Khung giờ kết thúc muộn nhất mà bạn có thể đề xuất cuộc họp, tính theo giờ địa phương.
• [THỜI_LƯỢNG_CUỘC_HỌP]: Thời lượng dự kiến của cuộc họp, tính bằng phút.

2. Ý nghĩa & Cách hoạt động

Về mặt kỹ thuật, mẫu prompt này hoạt động như một “khuôn mẫu” (template) để tạo ra các yêu cầu cụ thể cho một AI hoặc một công cụ lên lịch họp. Khi bạn điền các thông tin vào các biến như [TÊN_KHÁCH_HÀNG], [ĐỊA_ĐIỂM_KHÁCH_HÀNG], v.v., bạn đang cung cấp các tham số đầu vào. Hệ thống sau đó sẽ sử dụng các tham số này để:

• Xác định đối tượng cuộc họp: Biết bạn đang cố gắng liên hệ với ai.
• Hiểu bối cảnh địa lý và thời gian: Địa điểm và múi giờ của khách hàng là yếu tố then chốt để tính toán thời gian họp phù hợp, đảm bảo cả hai bên đều có thể tham gia mà không bị lệch múi giờ nghiêm trọng.
• Giới hạn khung thời gian tìm kiếm: Các biến [NGÀY_TRONG_TUẦN], [GIỜ_BẮT_ĐẦU_ĐỊA_PHƯƠNG], và [GIỜ_KẾT_THÚC_ĐỊA_PHƯƠNG] giúp AI chỉ tìm kiếm các khung giờ khả dụng trong khoảng thời gian và ngày bạn mong muốn.
• Xác định độ dài cuộc họp: [THỜI_LƯỢNG_CUỘC_HỌP] cho phép hệ thống tính toán các khoảng thời gian trống đủ dài để đáp ứng yêu cầu.
• Tạo ra một email hoàn chỉnh: Phần cuối của prompt (“Email đề xuất cần làm rõ múi giờ…”) chỉ đạo AI cách định dạng kết quả đầu ra, đảm bảo tính rõ ràng và tránh hiểu lầm về thời gian họp.

Ví dụ, nếu bạn có một hệ thống email tự động hoặc một chatbot thông minh, bạn có thể nhập các thông tin vào mẫu này, và nó sẽ tự động soạn một email đề xuất lịch họp, bao gồm cả việc chuyển đổi múi giờ một cách chính xác.

3. Ví dụ Minh họa

Dưới đây là hai ví dụ về cách mẫu prompt này có thể được điền và sử dụng để tạo ra các yêu cầu cụ thể:

Ví dụ 1: Lên lịch họp với khách hàng ở Singapore

Sau khi điền thông tin vào mẫu:

Cần lên lịch một cuộc họp với [Trương Văn A] tại [Văn phòng TechCorp, Singapore] (múi giờ [Singapore Standard Time, SGT - UTC+8]). Vui lòng đề xuất các khung giờ họp vào [Thứ Năm] giữa [9:00] và [17:00] giờ địa phương của tôi (Giờ Việt Nam - GMT+7). Thời gian họp tiêu chuẩn là [60] phút. Email đề xuất cần làm rõ múi giờ để tránh nhầm lẫn.

Kết quả đầu ra mong đợi (ví dụ, nếu AI hiểu và xử lý yêu cầu):

Chủ đề: Đề xuất Lịch họp – Cuộc họp với Trương Văn A

Kính gửi anh/chị Trương Văn A,

Tôi hy vọng email này sẽ tìm thấy anh/chị trong trạng thái tốt.

Tôi viết email này để đề xuất một cuộc họp với anh/chị tại văn phòng TechCorp, Singapore (múi giờ SGT – UTC+8) vào Thứ Năm tới. Khung giờ làm việc của chúng tôi tại Việt Nam (GMT+7) là từ 09:00 đến 17:00.

Để đảm bảo sự thuận tiện cho cả hai bên, tôi xin đề xuất các khung giờ sau đây, được quy đổi sang giờ của quý vị:

• Thứ Năm, [Ngày cụ thể]
• Trong khoảng thời gian 09:00 – 17:00 giờ Việt Nam (GMT+7), tương đương với 10:00 – 18:00 giờ Singapore (SGT – UTC+8).
• Chúng tôi có thể sắp xếp một cuộc họp kéo dài khoảng 60 phút.

Xin vui lòng cho tôi biết khung giờ nào phù hợp với lịch trình của anh/chị. Tôi sẵn sàng điều chỉnh để phù hợp nhất.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Ví dụ 2: Lên lịch họp với đối tác ở New York

Sau khi điền thông tin vào mẫu:

Cần lên lịch một cuộc họp với [Sarah Lee] tại [Công ty Global Solutions, New York] (múi giờ [Eastern Standard Time, EST - UTC-5]). Vui lòng đề xuất các khung giờ họp vào [Thứ Sáu] giữa [10:00] và [16:00] giờ địa phương của tôi (Giờ PST - UTC-8). Thời gian họp tiêu chuẩn là [45] phút. Email đề xuất cần làm rõ múi giờ để tránh nhầm lẫn.

Kết quả đầu ra mong đợi (ví dụ, nếu AI hiểu và xử lý yêu cầu):

Chủ đề: Đề xuất Lịch họp – Cuộc họp với Sarah Lee

Kính gửi Sarah Lee,

Tôi hy vọng anh/chị khỏe.

Tôi muốn đề xuất một cuộc họp với anh/chị tại Công ty Global Solutions, New York (múi giờ EST – UTC-5) vào Thứ Sáu tới. Khung giờ làm việc mà tôi muốn tìm kiếm là từ 10:00 đến 16:00 theo múi giờ Bờ Tây Hoa Kỳ (PST – UTC-8).

Để đảm bảo sự rõ ràng về thời gian, tôi xin đề xuất các khung giờ sau đây, đã được quy đổi:

• Thứ Sáu, [Ngày cụ thể]
• Khung giờ làm việc UTC-8 của tôi (10:00 – 16:00 PST) sẽ tương ứng với 13:00 – 19:00 EST (UTC-5) của quý vị.
• Chúng tôi có thể sắp xếp một cuộc họp kéo dài khoảng 45 phút.

Xin vui lòng cho tôi biết liệu có khung giờ nào trong khoảng thời gian này thuận tiện cho anh/chị không…

Xem thêm prompt

Prompt: Đề xuất cá nhân hóa dựa trên thông tin nhân khẩu học – Cá nhân hóa Trải nghiệm Khách hàng – AI Sales Assistant

Prompt: Xác định khách hàng tiềm năng chán nản – Cá nhân hóa Trải nghiệm Khách hàng – AI Sales Assistant

Prompt: Đề xuất nội dung phù hợp dựa trên giai đoạn hành trình khách hàng – Cá nhân hóa Trải nghiệm Khách hàng – AI Sales Assistant

Prompt: Đối chiếu nhu cầu với tài liệu hỗ trợ – Cá nhân hóa Trải nghiệm Khách hàng – AI Sales Assistant