Tuyệt vời! Dưới đây là phân tích chi tiết về mẫu prompt bạn cung cấp, theo định dạng yêu cầu:
1. Phân tích Cấu trúc Prompt
Mẫu prompt này được thiết kế để tạo ra một email yêu cầu lên lịch họp chiến lược. Nó sử dụng một cấu trúc có thể tùy chỉnh thông qua các biến được đặt trong dấu ngoặc vuông (`[]`). Các thành phần chính của cấu trúc bao gồm:
- Mục đích chính: Lên lịch một cuộc họp thảo luận chiến lược.
- Các bên tham dự của khách hàng: Được xác định bởi hai biến:
[TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Tên của khách hàng hoặc công ty khách hàng.[DANH_SÁCH_THÀNH_VIÊN_KHÁCH_HÀNG]: Danh sách cụ thể các thành viên từ phía khách hàng sẽ tham dự.
- Các bên tham dự từ phía bạn: Được xác định bởi hai biến:
[TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: Tên của nhân viên bán hàng phụ trách.[TÊN_CHUYÊN_GIA_KHÁC]: Tên của một chuyên gia khác từ phía bạn có liên quan đến cuộc họp.
- Yêu cầu về thời gian:
[PHẠM_VI_THỜI_GIAN]: Khoảng thời gian tìm kiếm lịch họp (ví dụ: “tuần tới”, “hai tuần tới”).[CÁC_NGÀY_ƯU_TIÊN]: Các ngày cụ thể hoặc loại ngày (ví dụ: “thứ Ba, thứ Năm”, “các ngày trong tuần”) được ưu tiên.
- Hành động cuối cùng: Yêu cầu gửi email cho tất cả các bên liên quan để xác nhận sự sẵn sàng của họ.
2. Ý nghĩa & Cách hoạt động
Mẫu prompt này hoạt động dựa trên nguyên tắc thay thế biến (variable substitution). Khi bạn cung cấp giá trị cụ thể cho mỗi biến trong dấu ngoặc vuông, mô hình AI sẽ sử dụng những giá trị đó để tạo ra một nội dung email hoàn chỉnh và chi tiết.
- Tính cá nhân hóa: Việc thay thế các biến giúp email trở nên cụ thể và phù hợp với từng tình huống, đối tượng cụ thể thay vì một mẫu chung chung.
- Tự động hóa: Nó cho phép tự động hóa việc tạo ra các email yêu cầu lịch họp, tiết kiệm thời gian cho người dùng.
- Rõ ràng và Súc tích: Cấu trúc rõ ràng giúp người dùng dễ dàng điền thông tin cần thiết và đảm bảo không bỏ sót các yếu tố quan trọng của một lời mời họp.
- Hướng dẫn hành động: Phần cuối của prompt chỉ dẫn cho AI (hoặc người dùng) về hành động cần thực hiện sau khi thu thập thông tin, đó là gửi email và lấy xác nhận.
3. Ví dụ Minh họa
Dưới đây là hai ví dụ về cách mẫu prompt này có thể được sử dụng để tạo ra các email khác nhau:
Ví dụ 1: Lịch họp với khách hàng mới
Giá trị biến:
[TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Công ty ABC Corp[DANH_SÁCH_THÀNH_VIÊN_KHÁCH_HÀNG]: Ông Nguyễn Văn A (Giám đốc Kinh doanh), Bà Trần Thị B (Trưởng phòng Phát triển Sản phẩm)[TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: Lê Thị C[TÊN_CHUYÊN_GIA_KHÁC]: Kỹ sư Phạm Văn D[PHẠM_VI_THỜI_GIAN]: tuần tới[CÁC_NGÀY_ƯU_TIÊN]: các ngày thứ Tư hoặc thứ Năm
Email được tạo ra:
Chủ đề: Yêu cầu Lên lịch Họp Chiến lược với Công ty ABC Corp
Kính gửi Ông Nguyễn Văn A và Bà Trần Thị B,
Tôi hy vọng email này tìm thấy quý vị khỏe mạnh.
Thay mặt đội ngũ [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG] từ công ty chúng tôi, tôi muốn đề xuất một cuộc họp thảo luận chiến lược với các thành viên liên quan của Công ty ABC Corp. Buổi họp này sẽ có sự tham dự của Ông Nguyễn Văn A (Giám đốc Kinh doanh), Bà Trần Thị B (Trưởng phòng Phát triển Sản phẩm) từ phía quý vị, cùng với [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG] và Kỹ sư Phạm Văn D từ phía chúng tôi.
Chúng tôi mong muốn tìm một khung giờ họp chung khả dụng trong tuần tới. Chúng tôi ưu tiên các ngày Thứ Tư hoặc Thứ Năm để có thể thảo luận chi tiết hơn về kế hoạch hợp tác sắp tới.
Xin vui lòng cho chúng tôi biết sự sẵn sàng của quý vị bằng cách đề xuất một vài khung giờ phù hợp với lịch trình của quý vị.
Trân trọng,
[TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]
[Chức vụ của bạn về phía công ty bạn]
Ví dụ 2: Lịch họp tiếp nối với khách hàng hiện tại
Giá trị biến:
[TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Công ty XYZ Dynamics[DANH_SÁCH_THÀNH_VIÊN_KHÁCH_HÀNG]: Anh Hoàng (Quản lý Dự án)[TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: Trần Văn E[TÊN_CHUYÊN_GIA_KHÁC]: Chuyên gia Tư vấn F[PHẠM_VI_THỜI_GIAN]: hai tuần tới[CÁC_NGÀY_ƯU_TIÊN]: các ngày đầu tuần (Thứ Hai, Thứ Ba)
Email được tạo ra:
Chủ đề: Yêu cầu Lên lịch Cuộc họp Chiến lược Tiếp theo với Công ty XYZ Dynamics
Kính gửi Anh Hoàng,
Tôi hy vọng mọi việc vẫn tốt đẹp.
Để tiếp nối các thảo luận trước đây, tôi muốn lên lịch một cuộc họp chiến lược với quý vị và các thành viên trong nhóm của quý vị. Phía chúng tôi sẽ có [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG] và Chuyên gia Tư vấn F tham dự.
Chúng tôi đang tìm kiếm một khung giờ họp chung còn trống trong hai tuần tới, và chúng tôi đặc biệt ưu tiên các ngày đầu tuần, tức là Thứ Hai hoặc Thứ Ba. Mục tiêu của cuộc họp là để cập nhật tiến độ dự án và thảo luận các bước tiếp theo.
Xin vui lòng cho chúng tôi biết những ngày hoặc khung giờ nào sẽ phù hợp nhất với lịch trình của Anh Hoàng.
Cảm ơn Anh,
[TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]
[Chức vụ của bạn về phía công ty bạn]
👉 Tóm lại
Mẫu prompt này là một công cụ hiệu quả để tự động hóa việc lên lịch họp chiến lược thông qua việc tạo nội dung email. Bằng cách cung cấp các thông tin cụ thể cho các biến được xác định trước (như tên khách hàng, thành viên tham dự, phạm vi thời gian ưu tiên), người dùng có thể nhanh chóng tạo ra các email cá nhân hóa, rõ ràng và yêu cầu xác nhận sự sẵn sàng từ tất cả các bên liên quan. Cấu trúc này đảm bảo các yếu tố quan trọng của một lời mời họp đều được đưa vào một cách có hệ thống, làm tăng hiệu quả giao tiếp và quản lý thời gian.
