Prompt: Gửi yêu cầu cập nhật thông tin tham dự cuộc họp – Quản lý Khách hàng Tiềm năng – AI Sales Assistant

Tuyệt vời! Với vai trò là một chuyên gia kỹ thuật prompt, tôi sẽ phân tích chi tiết mẫu prompt bạn cung cấp.

1. Phân tích Cấu trúc Prompt

Mẫu prompt này được thiết kế để tạo ra một yêu cầu công việc rõ ràng và có cấu trúc, thường được sử dụng cho các tác vụ gửi email hoặc cập nhật thông tin. Cấu trúc của nó bao gồm các phần cố định và các phần biến (placeholders) cần được điền vào.

• Phần cố định: “Chúng ta đã lên lịch một cuộc họp quan trọng với … vào … Vui lòng gửi email đến … để xác nhận lại danh sách những người tham dự từ phía họ. Nếu có sự thay đổi, vui lòng hỏi về tên và chức danh của những người mới để cập nhật thông tin cho …”
• Biến (Placeholders):
  • [TÊN_CÔNG_TY_KHÁCH_HÀNG]: Biến này đại diện cho tên của công ty khách hàng mà cuộc họp sẽ diễn ra.
  • [NGÀY_HỌP]: Biến này chỉ định ngày cụ thể của cuộc họp.
  • [TÊN_LIÊN_HỆ_CHÍNH]: Biến này là tên của người liên hệ chính tại công ty khách hàng mà email xác nhận sẽ được gửi đến.
  • [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: Biến này là tên của nhân viên bán hàng nội bộ cần được cập nhật thông tin về những người tham dự mới.

Sự kết hợp giữa văn bản cố định và các biến này cho phép prompt linh hoạt, có thể được sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau chỉ bằng cách thay đổi giá trị của các biến. Cách đặt tên biến (in hoa, gạch dưới) là một quy ước phổ biến để dễ dàng nhận biết các phần cần thay thế.

2. Ý nghĩa & Cách hoạt động

Về mặt kỹ thuật, đây là một mẫu văn bản có tham số. Khi bạn sử dụng mẫu này, bạn thực chất đang “chèn” các giá trị cụ thể vào các vị trí đã được đánh dấu. Một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) hoặc một hệ thống xử lý văn bản sẽ nhận diện các biến trong ngoặc vuông `[]` và thay thế chúng bằng dữ liệu bạn cung cấp.

Cách hoạt động cụ thể như sau:

• Nhập liệu: Bạn cung cấp mẫu prompt cùng với các giá trị cho từng biến. Ví dụ:
  • [TÊN_CÔNG_TY_KHÁCH_HÀNG] = “Innovate Solutions”
  • [NGÀY_HỌP] = “Thứ Năm tuần tới vào lúc 10 giờ sáng”
  • [TÊN_LIÊN_HỆ_CHÍNH] = “chị An Nguyễn”
  • [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG] = “Trần Minh Anh”
• Xử lý: Hệ thống hoặc LLM sẽ đọc toàn bộ prompt và thực hiện việc “ghép nối” các giá trị vào đúng vị trí các biến.
• Đầu ra: Một văn bản hoàn chỉnh, mạch lạc và sẵn sàng để sử dụng sẽ được tạo ra.

Ý nghĩa của mẫu prompt là yêu cầu một hành động cụ thể (gửi email xác nhận, thu thập thông tin) liên quan đến một sự kiện (cuộc họp) và các bên liên quan (khách hàng, người liên hệ, nhân viên nội bộ). Các biến giúp xác định rõ “ai”, “cái gì”, “khi nào”, và “đến đâu/cho ai” của yêu cầu.

3. Ví dụ Minh họa

Dưới đây là hai ví dụ minh họa cách sử dụng mẫu prompt với các giá trị khác nhau:

Ví dụ 1:

Các giá trị được điền:

• [TÊN_CÔNG_TY_KHÁCH_HÀNG]: “TechForward Corp”
• [NGÀY_HỌP]: “ngày 15 tháng 5 sắp tới lúc 2 giờ chiều”
• [TÊN_LIÊN_HỆ_CHÍNH]: “ông Lê Văn Bình”
• [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: “Nguyễn Thị Bích Thảo”

Prompt được tạo ra:

Chúng ta đã lên lịch một cuộc họp quan trọng với TechForward Corp vào ngày 15 tháng 5 sắp tới lúc 2 giờ chiều. Vui lòng gửi email đến ông Lê Văn Bình để xác nhận lại danh sách những người tham dự từ phía họ. Nếu có sự thay đổi, vui lòng hỏi về tên và chức danh của những người mới để cập nhật thông tin cho Nguyễn Thị Bích Thảo.

Ví dụ 2:

Các giá trị được điền:

• [TÊN_CÔNG_TY_KHÁCH_HÀNG]: “Global Innovations Inc.”
• [NGÀY_HỌP]: “Thứ Sáu tuần này lúc 9 giờ sáng”
• [TÊN_LIÊN_HỆ_CHÍNH]: “bà Mary Johnson”
• [TÊN_NHÂN_VIÊN_BÁN_HÀNG]: “John Smith”

Prompt được tạo ra:

Chúng ta đã lên lịch một cuộc họp quan trọng với Global Innovations Inc. vào Thứ Sáu tuần này lúc 9 giờ sáng. Vui lòng gửi email đến bà Mary Johnson để xác nhận lại danh sách những người tham dự từ phía họ. Nếu có sự thay đổi, vui lòng hỏi về tên và chức danh của những người mới để cập nhật thông tin cho John Smith.

👉 Tóm lại

Mẫu prompt bạn cung cấp là một ví dụ điển hình về prompt có cấu trúc, sử dụng các biến (placeholders) để tùy biến nội dung. Nó cho phép người dùng dễ dàng tạo ra các yêu cầu cụ thể cho các tác vụ hành chính hoặc giao tiếp, chẳng hạn như gửi email xác nhận cuộc họp và thu thập thông tin chi tiết. Về bản chất, mẫu này hoạt động bằng cách thay thế các phần giữ chỗ bằng dữ liệu thực tế, tạo ra một văn bản hoàn chỉnh, mạch lạc và nhắm đúng đối tượng. Các ví dụ minh họa cho thấy rõ ràng sự linh hoạt và tiện dụng của mẫu prompt này trong việc tạo ra các câu lệnh hành động tùy chỉnh.