Prompt: Soạn email gia hạn hợp đồng kèm báo giá mới – Hỗ trợ Quy trình Bán hàng – AI Sales Assistant

Tuyệt vời! Với vai trò là chuyên gia kỹ thuật tạo prompt, tôi sẽ tiến hành phân tích chi tiết mẫu prompt bạn cung cấp.

1. Phân tích Cấu trúc Prompt

Mẫu prompt này có cấu trúc rất rõ ràng và hiệu quả, được thiết kế để tạo ra một email chuyên nghiệp phục vụ mục đích bán hàng và chăm sóc khách hàng. Cấu trúc này dựa trên việc lồng ghép các biến số (placeholders) vào một văn bản cố định để tùy chỉnh nội dung email.

Các biến số được sử dụng:

• [TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Đại diện cho tên của khách hàng mục tiêu.
• [MÃ_HỢP_ĐỒNG]: Mã định danh duy nhất cho hợp đồng hiện tại của khách hàng.
• [NGÀY_HẾT_HẠN]: Ngày mà hợp đồng hiện tại sẽ chính thức hết hiệu lực.
• [THỜI_HẠN_GIA_HẠN]: Khoảng thời gian mà hợp đồng mới sẽ có hiệu lực (ví dụ: “12 tháng tiếp theo”, “năm 2024”, “giai đoạn tiếp theo”).
• [THÀNH_QUẢ_ĐẠT_ĐƯỢC]: Mô tả những lợi ích hoặc kết quả cụ thể mà khách hàng đã nhận được từ hợp đồng trước đó. Đây là phần quan trọng để tạo sự gắn kết và chứng minh giá trị.
• [CẢI_TIẾN_TÍNH_NĂNG_MỚI]: Thông tin về những điểm mới, tính năng nâng cấp hoặc các cải tiến được đưa vào gói gia hạn.
• [TÊN_FILE_BAO_GIA_GIA_HAN]: Tên của tệp đính kèm chứa báo giá chi tiết cho việc gia hạn.

Cấu trúc này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin quan trọng đều được đưa vào email, đồng thời cho phép tùy chỉnh dễ dàng cho từng khách hàng cụ thể mà không cần viết lại toàn bộ nội dung.

2. Ý nghĩa & Cách hoạt động

Về mặt kỹ thuật, mẫu prompt này là một dạng “template” hoặc “khuôn mẫu” mà một mô hình ngôn ngữ lớn (LLM) có thể hiểu và xử lý. Khi bạn cung cấp mẫu này cho LLM cùng với các giá trị cụ thể cho từng biến số, nó sẽ thực hiện các bước sau:

1. Phân tích các biến số: LLM sẽ nhận diện các phần được đặt trong ngoặc vuông `[]` là các vị trí cần điền thông tin động.
2. Hiểu mục tiêu: LLM hiểu rằng nhiệm vụ chính là tạo một email chuyên nghiệp để gia hạn hợp đồng, bao gồm tất cả các yếu tố được chỉ định.
3. Tạo nội dung: LLM sẽ sử dụng các biến số đã được điền và các hướng dẫn trong prompt để xây dựng một bức thư email hoàn chỉnh. Nó sẽ sắp xếp các ý chính (thông báo hợp đồng sắp hết hạn, nêu bật thành quả, giới thiệu tính năng mới, đính kèm báo giá, kêu gọi phản hồi) theo một trình tự logic và văn phong phù hợp.
4. Tích hợp thông tin chi tiết: Các phần như [THÀNH_QUẢ_ĐẠT_ĐƯỢC] và [CẢI_TIẾN_TÍNH_NĂNG_MỚI] sẽ được LLM lồng ghép một cách tự nhiên vào văn bản email, làm cho nội dung trở nên cá nhân hóa và thuyết phục hơn.
5. Xác định đính kèm: Thông tin về [TÊN_FILE_BAO_GIA_GIA_HAN] được lấy làm dẫn chứng để người gửi biết cần đính kèm tệp nào.

Mục đích của prompt này là tự động hóa hoặc hỗ trợ hiệu quả quá trình soạn thảo email gia hạn hợp đồng, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán, chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

3. Ví dụ Minh họa

Giả sử chúng ta có các thông tin sau để điền vào mẫu prompt:

• [TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Công ty ABC
• [MÃ_HỢP_ĐỒNG]: HĐ00789
• [NGÀY_HẾT_HẠN]: 31/12/2024
• [THỜI_HẠN_GIA_HẠN]: 12 tháng tiếp theo
• [THÀNH_QUẢ_ĐẠT_ĐƯỢC]: Việc triển khai giải pháp X đã giúp tăng 25% hiệu suất làm việc và giảm 15% chi phí vận hành.
• [CẢI_TIẾN_TÍNH_NĂNG_MỚI]: Gói gia hạn lần này bao gồm tính năng phân tích chuyên sâu dựa trên AI và một trợ lý ảo hỗ trợ 24/7.
• [TÊN_FILE_BAO_GIA_GIA_HAN]: BaoGia_GiaHan_HD00789_2025.pdf

Ví dụ về Email được tạo ra:


Chủ đề: Gói gia hạn & Báo giá mới cho Hợp đồng HĐ00789 - Công ty ABC

[Tên của bạn/Công ty của bạn]


👉 Tóm lại

Mẫu prompt này được thiết kế với độ chi tiết và cấu trúc rõ ràng, sử dụng các biến số để cho phép tùy chỉnh nội dung email gia hạn hợp đồng một cách hiệu quả. Nó giúp LLM hiểu rõ yêu cầu, tích hợp thông tin cần thiết (thành quả, tính năng mới, thông tin hợp đồng) và tạo ra một email chuyên nghiệp, cá nhân hóa, có khả năng cao trong việc thúc đẩy quyết định gia hạn của khách hàng. Đây là một ví dụ điển hình về cách sử dụng prompt để tự động hóa các tác vụ giao tiếp kinh doanh quan trọng.