Prompt: Soạn thảo email xác nhận đơn hàng và đính kèm báo giá – Hỗ trợ Quy trình Bán hàng – AI Sales Assistant

Tuyệt vời! Dưới đây là phân tích chi tiết về prompt mẫu bạn cung cấp, được trình bày bằng tiếng Việt và định dạng HTML theo yêu cầu:

“`html

1. Phân tích Cấu trúc Prompt

Prompt mẫu này được thiết kế để tạo ra một email xác nhận đơn hàng tự động. Cấu trúc của nó rất rõ ràng, sử dụng các biến được đặt trong dấu ngoặc vuông `[]` để đánh dấu các phần thông tin cần được điền vào. Điều này giúp người dùng dễ dàng nhận biết các thông tin cần cung cấp và hệ thống có thể tự động thay thế chúng bằng dữ liệu thực tế.

Các biến trong prompt bao gồm:

• [TÊN_KHÁCH_HÀNG]: Tên của khách hàng nhận email.
• [MÃ_ĐƠN_HÀNG]: Mã định danh duy nhất cho đơn hàng.
• [DANH_SÁCH_SẢN_PHẨM_ĐÃ_ĐẶT]: Một danh sách chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng đã đặt.
• [TỔNG_GIÁ_TRỊ_ĐƠN_HÀNG]: Tổng số tiền mà khách hàng cần thanh toán.
• [TÊN_FILE_BAO_GIA_CHINH_THUC]: Tên của tệp báo giá chính thức đã được khách hàng đồng ý.
• [THỜI_GIAN_XỬ_LÝ]: Thông tin về các bước tiếp theo và thời gian dự kiến để xử lý đơn hàng.

2. Ý nghĩa & Cách hoạt động

Prompt này hoạt động dựa trên nguyên tắc tạo văn bản theo mẫu (template-based text generation). Khi một hệ thống xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLU/NLG) nhận được prompt này cùng với các giá trị tương ứng cho các biến, nó sẽ thực hiện các thao tác sau:

• Thay thế biến: Hệ thống sẽ lần lượt tìm kiếm các chuỗi `[TÊN_BIẾN]` trong prompt và thay thế chúng bằng dữ liệu tương ứng được cung cấp (ví dụ: “Nguyễn Văn A” thay cho `[TÊN_KHÁCH_HÀNG]`).
• Tạo nội dung dựa trên yêu cầu: Dựa trên ngữ cảnh của prompt (“soạn thảo email xác nhận đơn hàng”), hệ thống sẽ sử dụng các dữ liệu đã thay thế để viết ra một email hoàn chỉnh. Yêu cầu “Email cần tóm tắt lại…”, “Quan trọng là, hãy đính kèm…”, “Email nên đề cập đến…” định hướng cho việc xây dựng nội dung chi tiết của email.
• Đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp: Việc sử dụng prompt mẫu giúp đảm bảo rằng tất cả các email xác nhận đơn hàng đều có cùng một cấu trúc, giọng điệu và chứa đầy đủ thông tin cần thiết, tạo ấn tượng chuyên nghiệp với khách hàng.

3. Ví dụ Minh họa

Giả sử chúng ta có các dữ liệu sau:

• TÊN_KHÁCH_HÀNG: Trần Thị Bích
• MÃ_ĐƠN_HÀNG: HD20231201-005
• DANH_SÁCH_SẢN_PHẨM_ĐÃ_ĐẶT:
  • 1 x Máy tính xách tay XYZ (12.000.000 VNĐ)
  • 2 x Chuột không dây ABC (300.000 VNĐ)
• TỔNG_GIÁ_TRỊ_ĐƠN_HÀNG: 12.600.000 VNĐ
• TÊN_FILE_BAO_GIA_CHINH_THUC: BaoGia_HD20231201-005_Final.pdf
• THỜI_GIAN_XỬ_LÝ: “Đơn hàng của quý khách sẽ được xử lý trong vòng 1-2 ngày làm việc. Chúng tôi sẽ liên hệ lại để xác nhận thông tin vận chuyển.”

Email được tạo ra sẽ có dạng:

Chủ đề: Xác nhận Đơn hàng [MÃ_ĐƠN_HÀNG] - [TÊN_KHÁCH_HÀNG]

Kính gửi quý khách [TÊN_KHÁCH_HÀNG],

Chúng tôi xin trân trọng xác nhận đơn hàng của quý khách với mã đơn hàng là [MÃ_ĐƠN_HÀNG].

Chi tiết đơn hàng của quý khách bao gồm:
[DANH_SÁCH_SẢN_PHẨM_ĐÃ_ĐẶT]

Tổng giá trị đơn hàng là: [TỔNG_GIÁ_TRỊ_ĐƠN_HÀNG].

Chúng tôi xin đính kèm file báo giá chính thức mà quý khách đã đồng ý: [TÊN_FILE_BAO_GIA_CHINH_THUC].

Về các bước tiếp theo, [THỜI_GIAN_XỬ_LÝ].

Xin chân thành cảm ơn quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Trân trọng,
[TÊN CÔNG TY/BỘ PHẬN]

Sau khi điền dữ liệu thực tế, email sẽ trở thành:

Chủ đề: Xác nhận Đơn hàng HD20231201-005 - Trần Thị Bích

Kính gửi quý khách Trần Thị Bích,

Chúng tôi xin trân trọng xác nhận đơn hàng của quý khách với mã đơn hàng là HD20231201-005.

Chi tiết đơn hàng của quý khách bao gồm:
* 1 x Máy tính xách tay XYZ (12.000.000 VNĐ)
* 2 x Chuột không dây ABC (300.000 VNĐ)

Tổng giá trị đơn hàng là: 12.600.000 VNĐ.

Chúng tôi xin đính kèm file báo giá chính thức mà quý khách đã đồng ý: BaoGia_HD20231201-005_Final.pdf.

Về các bước tiếp theo, đơn hàng của quý khách sẽ được xử lý trong vòng 1-2 ngày làm việc. Chúng tôi sẽ liên hệ lại để xác nhận thông tin vận chuyển.

Xin chân thành cảm ơn quý khách đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của chúng tôi.

Trân trọng,
[TÊN CÔNG TY/BỘ PHẬN]

👉 Tóm lại

Prompt này là một ví dụ xuất sắc về việc sử dụng template để tự động hóa việc tạo nội dung. Bằng cách định nghĩa rõ ràng các biến cần thiết, nó cho phép hệ thống AI hoặc các công cụ tự động hóa điền thông tin cụ thể vào một mẫu email có sẵn, đảm bảo tính nhất quán, đầy đủ và chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng. Đây là một cách tiếp cận hiệu quả để quản lý quy trình kinh doanh và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

“`