Tuyệt vời! Dưới đây là phân tích chi tiết về prompt template bạn cung cấp, được trình bày theo yêu cầu:
## 1. Phân tích Cấu trúc Prompt
Prompt template này được thiết kế để tự động hóa việc tạo một Biên bản Giao Nhận Hồ Sơ. Cấu trúc của nó rất rõ ràng, sử dụng các biến dạng `[TÊN_BIẾN]` để đánh dấu những phần thông tin cần được người dùng điền vào.
* **Cấu trúc chính:** “Soạn thảo Biên bản Giao Nhận Hồ Sơ giữa [BÊN_GIAO_HỒ_SƠ] và [BÊN_NHẬN_HỒ_SƠ]. Danh mục hồ sơ gồm: [LIỆT_KÊ_CHI_TIẾT_HỒ_SƠ]. Ngày giao nhận: [NGÀY_GIAO_NHẬN]. Biên bản cần có xác nhận của hai bên về số lượng và tình trạng hồ sơ.”
* **Các biến (Placeholders):**
* `[BÊN_GIAO_HỒ_SƠ]`: Đại diện cho tên hoặc chức danh của tổ chức/cá nhân bàn giao hồ sơ.
* `[BÊN_NHẬN_HỒ_SƠ]`: Đại diện cho tên hoặc chức danh của tổ chức/cá nhân nhận hồ sơ.
* `[LIỆT_KÊ_CHI_TIẾT_HỒ_SƠ]`: Đây là biến quan trọng nhất, yêu cầu người dùng cung cấp danh sách chi tiết các loại hồ sơ, có thể bao gồm tên hồ sơ, số lượng, hoặc mô tả ngắn gọn.
* `[NGÀY_GIAO_NHẬN]`: Đại diện cho ngày diễn ra việc giao nhận hồ sơ.
* **Các yếu tố hướng dẫn (Instructions):**
* “Soạn thảo Biên bản Giao Nhận Hồ Sơ”: Xác định rõ mục đích của prompt.
* “Biên bản cần có xác nhận của hai bên về số lượng và tình trạng hồ sơ”: Đưa ra yêu cầu cụ thể về nội dung bắt buộc phải có trong biên bản, nhấn mạnh tính xác nhận và trách nhiệm của các bên.
## 2. Ý nghĩa & Cách hoạt động
Prompt template này hoạt động dựa trên nguyên tắc điền thông tin vào các mẫu có sẵn. Khi người dùng cung cấp giá trị cho các biến, hệ thống (AI chatbot hoặc công cụ xử lý ngôn ngữ tự nhiên) sẽ thay thế các biến đó bằng thông tin thực tế và tạo thành một văn bản hoàn chỉnh.
* **Ý nghĩa kỹ thuật:** Đây là một dạng của **Templating** hoặc **Prompt Engineering cơ bản**. Mục đích là để chuẩn hóa và đơn giản hóa quá trình tạo văn bản lặp đi lặp lại hoặc có cấu trúc cố định. Bằng cách định nghĩa rõ các “khung” thông tin, người dùng chỉ cần tập trung vào dữ liệu cụ thể, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
* **Cách hoạt động:**
1. **Phân tích:** Hệ thống nhận diện các biến `[…]` trong prompt.
2. **Điền liệu:** Người dùng (hoặc một hệ thống khác) cung cấp dữ liệu cho từng biến. Ví dụ:
* `[BÊN_GIAO_HỒ_SƠ]` = “Công ty TNHH ABC”
* `[BÊN_NHẬN_HỒ_SƠ]` = “Phòng ban Hành chính – Tập đoàn XYZ”
* `[LIỆT_KÊ_CHI_TIẾT_HỒ_SƠ]` = “1. Báo cáo tài chính Quý 4/2023, số lượng 01 bản; 2. Hợp đồng dịch vụ số ABC/2023 ngày 01/01/2023, số lượng 02 bản.”
* `[NGÀY_GIAO_NHẬN]` = “25/05/2024”
3. **Tổng hợp:** Hệ thống “lắp ghép” dữ liệu vào prompt ban đầu để tạo ra bản biên bản cuối cùng. Yêu cầu “Biên bản cần có xác nhận…” sẽ được AI diễn giải và tạo ra các phần tương ứng như “Xác nhận của Bên giao”, “Xác nhận của Bên nhận”, kèm theo các chỗ để ký tên.
## 3. Ví dụ Minh họa
Dựa trên prompt template, đây là một ví dụ về cách AI có thể tạo ra Biên bản Giao Nhận Hồ Sơ sau khi nhận được thông tin chi tiết:
**Ví dụ 1: Đơn giản**
* **Thông tin nhập:**
* `[BÊN_GIAO_HỒ_SƠ]`: Công ty A
* `[BÊN_NHẬN_HỒ_SƠ]`: Phòng Kế toán
* `[LIỆT_KÊ_CHI_TIẾT_HỒ_SƠ]`: Hóa đơn bán hàng tháng 4/2024 (05 liên), Báo cáo chi phí (01 bản)
* `[NGÀY_GIAO_NHẬN]`: 20/05/2024
* **Kết quả tạo ra (văn bản biên bản):**
“`
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ
Hôm nay, ngày 20 tháng 05 năm 2024, tại [Địa điểm, nếu có thể suy luận hoặc yêu cầu bổ sung], chúng tôi gồm có:
BÊN GIAO HỒ SƠ: Công ty A
Đại diện: [Tên người đại diện, chức vụ – cần bổ sung]
BÊN NHẬN HỒ SƠ: Phòng Kế toán
Đại diện: [Tên người đại diện, chức vụ – cần bổ sung]
Thực hiện việc giao nhận hồ sơ với nội dung chi tiết như sau:
DANH MỤC HỒ SƠ GIAO NHẬN:
1. Hóa đơn bán hàng tháng 4/2024: 05 liên
2. Báo cáo chi phí: 01 bản
Biên bản này được lập để xác nhận việc giao nhận toàn bộ số lượng hồ sơ nêu trên. Hai bên cam kết chịu trách nhiệm về số lượng và tình trạng của hồ sơ được giao nhận.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO HỒ SƠ ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN HỒ SƠ
(Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu)
[Chữ ký] [Chữ ký]
[Họ và tên] [Họ và tên]
[Chức vụ] [Chức vụ]
“`
**Ví dụ 2: Chi tiết hơn**
* **Thông tin nhập:**
* `[BÊN_GIAO_HỒ_SƠ]`: Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại XYZ
* `[BÊN_NHẬN_HỒ_SƠ]`: Phòng Lưu trữ Tổng hợp – Cty XYZ
* `[LIỆT_KÊ_CHI_TIẾT_HỒ_SƠ]`: Hồ sơ dự án Thăng Long (bao gồm bản vẽ kỹ thuật, báo cáo đề xuất, hợp đồng EPC) – 01 bộ; Biên bản nghiệm thu công trình giai đoạn 1 – 02 bản; Danh sách nhân sự tham gia dự án – 01 bản điện tử.
* `[NGÀY_GIAO_NHẬN]`: Thứ Hai, ngày 27 tháng 05 năm 2024
* **Kết quả tạo ra (văn bản biên bản):**
“`
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ
Hôm nay, [Giờ vào đầu buổi làm việc, ví dụ: 9 giờ sáng] ngày 27 tháng 05 năm 2024, tại Văn phòng Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại XYZ, chúng tôi gồm có:
BÊN GIAO HỒ SƠ:
Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại XYZ
Địa chỉ: [Địa chỉ cụ thể của Công ty XYZ – cần bổ sung]
Đại diện: Ông/Bà [Tên người đại diện], Chức vụ [Chức vụ người đại diện]
BÊN NHẬN HỒ SƠ:
Phòng Lưu trữ Tổng hợp – Cty XYZ
Địa chỉ: [Địa chỉ cụ thể của Phòng Lưu trữ – cần bổ sung]
Đại diện: Ông/Bà [Tên người đại diện], Chức vụ [Chức vụ người đại diện]
Thực hiện việc bàn giao và tiếp nhận hồ sơ theo yêu cầu công việc. Nội dung chi tiết các loại hồ sơ giao nhận như sau
